So ruinieren Händler ihre Kalkulation beim Shopsystem

Die meisten Auswahlprozesse für Shopsysteme kranken an einem verkürzten Horizont. Händler vergleichen einmalige Lizenz- und Implementierungskosten, blenden aber systematisch die Ausgaben aus, die im Lebenszyklus von drei bis fünf Jahren entscheidend werden. Die Shopmacher haben dafür einen TCO-Kalkulator entwickelt, der Online-Händler bei der Berechnung der tatsächlichen Kosten unterstützt.

Drei Shopsysteme, drei Preisschilder: 40.000 Euro, 90.000 Euro oder 150.000 Euro Lizenz plus Implementierung. Für viele Onlinehändler, die vor Wechsel des Shopsystems stehen, scheint die Entscheidung klar: Wer auf die günstigste Variante setzt, spart sechsstellige Beträge.

Doch was auf den ersten Blick oft wie ein No-Brainer wirkt, ist oft die teuerste aller Entscheidungen, weiß Sabine Götz, Lead Consultant bei den Shopmachern, die Online-Händler bei der Optimierung ihres Tech-Stacks unterstützen. Denn um die tatsächlichen Kosten bestimmen zu können, müssen Händler neben einmaligen Lizenz- und Implementierungskosten auch die Ausgaben berücksichtigen, die im Lebenszyklus von drei bis fünf Jahren entscheidend werden.

Billig im Einstieg, teuer im Alltag

Dazu gehört beispielsweise der Integrationsaufwand bei der Anbindung von ERP-, PIM-, CRM-, Payment- oder Logistiksystemen. Hinzu kommen die sogenannten technischen Schulden, die entstehen, wenn Updates kompliziert oder nur selten durchgeführt werden. Auch Betrieb und Infrastruktur – von Hosting über Security bis Monitoring – werden häufig unterschätzt. Eine weitere Frage ist die der Skalierung: Was passiert, wenn das Geschäft schneller wächst als geplant? Und schließlich spielen auch Support und Downtime eine Rolle: Schon kurze Ausfälle im Peak können zu erheblichen Kosten führen.

Cloud vs. On-Premise: Das Paradoxon der „billigen“ Lizenz

Besonders deutlich wird der Denkfehler beim Vergleich von klassischen On-Premise-Lösungen mit Cloud-Angeboten. Auf dem Papier erscheint On-Premise zunächst günstiger. Doch die vermeintliche Ersparnis schmilzt über die Jahre dahin: Jeder größere Versionssprung erfordert teure und aufwändige Relaunches, während Cloud-Systeme kontinuierlich und ohne Betriebsunterbrechung aktualisiert werden. On-Premise muss zudem von Beginn an groß dimensioniert werden – teuer, unflexibel und oft über den eigentlichen Bedarf hinaus. Cloud-Lösungen dagegen wachsen mit dem Geschäft. Und nicht zuletzt hinken On-Premise-Systeme beim Innovationstempo hinterher: Neue Features erreichen die Cloud sofort, während traditionelle Systeme häufig Jahre brauchen – ein massives Opportunitätskosten-Risiko.

„Das Preisschild triggert den Sparreflex“, sagt Sabine Götz. „Aber um wirklich die individuell günstigste Lösung zu finden, ist ein holistischer Blick nötig.“

Sabine Götz, Lead Consultant New Business

Strategische Unbeweglichkeit bei überzogenen Budgets

Fehlende TCO-Betrachtungen führen nicht nur zu Budgetüberschreitungen, sondern blockieren auch die strategische Beweglichkeit von Händlern. Wer Integrations- und Skalierungskosten nicht einrechnet, stellt beim Eintritt in neue Märkte fest, dass die Expansion länger dauert und teurer wird. Wer Wartungs- und Updateaufwände unterschätzt, baut technische Schulden auf – und gefährdet so Customer Experience und Conversion. Und wer Betriebskosten wie Hosting, Support oder Downtime ausklammert, kalkuliert den ROI zu optimistisch und erlebt spätestens im dritten Jahr böse Überraschungen.

Eine holistische Total Cost of Ownership-Analyse zwingt Händler, den Lebenszyklus mitzudenken. Um Online-Händler bei diesem mitunter aufwändigen Prozess zu unterstützen, haben die Shopmacher ein internes TCO-Tool entwickelt, das sämtliche Kostenblöcke systematisch über drei bis fünf Jahre abbildet. „Für uns ist das kein Verkaufsargument, sondern ein Pflichtinstrument“, betont Götz. „Denn nur wer seine Gesamtkosten ehrlich durchrechnet, kann am Ende auch die richtige Plattform-Entscheidung treffen.“ Wer das nicht tut, zahlt nicht nur mehr, sondern verliert Zeit, Chancen und Wettbewerbsfähigkeit.

Checkliste: Was in eine TCO-Betrachtung gehört

Wer die Total Cost of Ownership (TCO) für seine E-Commerce-Plattform seriös kalkulieren will, sollte mindestens diese Punkte berücksichtigen:

Geschäftsszenarien & KPIs
- Transaktionen, Warenkorbwerte, Wachstumsraten
- Erwartete Skalierung (z. B. internationale Expansion, Peaks)
Lizenz- und Abonnementkosten
- Jährliche oder nutzungsabhängige Gebühren
- Kostensteigerungen bei höherem Transaktionsvolumen
Initialkosten (Setup & Migration)
- Projektmanagement, Implementierung, Customizing
- Datenmigration, Content, Design und Templates
Integration in bestehende Systeme
- ERP, PIM, CRM, Payment, Logistik, Marketing-Automation
- Aufwand für Schnittstellen und Anpassungen
Betrieb & Infrastruktur
- Hosting, Cloud-Kapazitäten oder Rechenzentrum
- Security, Monitoring, Backups, Energie
Wartung & Updates
- Regelmäßige Software-Releases
- Aufwand für Anpassungen bei System-Updates
- Gefahr von „technischen Schulden“ bei zu späten Updates
Support & Service
- Interner und externer Support
- SLAs, Ticketsysteme, Service-Provider
Schulung & Produktivität
- Trainings für Teams
- Einarbeitung neuer Mitarbeitender
- Zeitverluste durch Komplexität oder Ausfälle

Preisschild-Falle: So ruinieren Händler ihre Kalkulation beim Shopsystem-Relaunch

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